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Gestão Documental

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A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é um instrumento essencial da Gestão Documental que define os prazos dos documentos bem como define sua destinação, se a preservação ou o descarte, de acordo com seu valor administrativo, fiscal, legal ou histórico.

A TTD estabelece os ciclos de vida dos documentos, indicando quanto tempo devem ser mantidos em cada fase (corrente, intermediária e permanente) e quando podem ser eliminados ou recolhidos para arquivamento permanente. Sua função é otimizar a gestão de acervos, reduzir custos com armazenamento e garantir o cumprimento de normas legais, além de preservar a memória institucional.

Já o Plano de Classificação de Documentos (PCD) organiza os documentos de acordo com as funções, subfunções e atividades da SME. Ele estabelece critérios para a categorização, arranjo e recuperação de informações. O plano de classificação serve como base para a criação da tabela de temporalidade, garantindo padronização e eficiência nos processos de arquivamento.

A elaboração do PCD e TTD das Atividades-Fim da Educação teve início em abril de 2023 e contou com a participação de diversos colaboradores como o Arquivo do Estado de São Paulo (APESP), Arquivo Público Municipal (ARQUIP), o Departamento de Arquivologia da UNESP, a colaboração de servidores através de entrevistas e consulta pública e do Grupo de Trabalho de Gestão Documental da Educação (GT-GDE).

 

Imagem horizontal com fundo branco que apresenta uma linha do tempo intitulada “Linha do Tempo – Construção da TTD Fim”. O conteúdo é organizado em um percurso visual sinuoso, semelhante a uma estrada pontilhada, que conecta diferentes etapas do processo, da esquerda para a direita. Cada etapa é representada por um ícone de pasta amarela com datas e textos explicativos ao lado ou abaixo. A sequência inicia com Planejamento TTD Fim, seguido de Estudo da legislação municipal. Em seguida, aparecem as etapas de Entrevistas na Secretaria Municipal de Educação e Consolidação dos dados de levantamento de documentos em SME. Na continuidade da linha do tempo, há a fase de Entrevistas nas Unidades Educacionais e, posteriormente, a Consulta Pública da TTD Fim com servidores da Rede Municipal de Educação. Após essa etapa, consta a Devolutiva da consulta pública. Mais adiante, o fluxo apresenta a Análise pelo GT Gestão Documental Educação, seguida da Aprovação do Conselho Municipal de Educação. Depois, aparecem as etapas de Aprovação do Arquivo Público (Arqtip) e Aprovação do Arquivo Histórico Municipal. Na parte final da linha do tempo, no topo à direita, está indicada a Aprovação dos Jurídicos da Educação e Gestão. O percurso se encerra com a etapa Publicação da TTD Fim, representando a conclusão do processo. A imagem utiliza elementos gráficos simples, com linhas pretas pontilhadas, ícones de pastas e textos em azul e preto, facilitando a compreensão visual da sequência cronológica das ações.

 

ATIVIDADES MEIO E FIM

 

A Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividade-Meio da Prefeitura de São Paulo refere-se aos documentos relacionados às Atividades-Meio da administração pública municipal. Isso abrange áreas como recursos humanos, finanças, administração, logística, entre outros setores que oferecem suporte à execução das Atividades-Fim.

Por outro lado, a Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim da Secretaria Municipal de Educação de São Paulo se concentra nos documentos relacionados às Atividades-Fim, específicas desta secretaria, a saber, a Educação. Isso inclui registros acadêmicos, planos pedagógicos, documentos relacionados a projetos educacionais, entre outros.

Em resumo, enquanto a Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio da Prefeitura engloba documentos administrativos produzidos por todas as secretarias, a Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim da Secretaria Municipal de Educação de São Paulo concentra-se nos documentos diretamente relacionados às atividades educacionais específicas desta secretaria, documentos que têm como finalidade última assegurar a aprendizagem dos estudantes paulistanos.

 

 

 

 

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