Gestão Documental
A Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD) é um instrumento essencial da Gestão Documental que define os prazos dos documentos bem como define sua destinação, se a preservação ou o descarte, de acordo com seu valor administrativo, fiscal, legal ou histórico.
A TTD estabelece os ciclos de vida dos documentos, indicando quanto tempo devem ser mantidos em cada fase (corrente, intermediária e permanente) e quando podem ser eliminados ou recolhidos para arquivamento permanente. Sua função é otimizar a gestão de acervos, reduzir custos com armazenamento e garantir o cumprimento de normas legais, além de preservar a memória institucional.
Já o Plano de Classificação de Documentos (PCD) organiza os documentos de acordo com as funções, subfunções e atividades da SME. Ele estabelece critérios para a categorização, arranjo e recuperação de informações. O plano de classificação serve como base para a criação da tabela de temporalidade, garantindo padronização e eficiência nos processos de arquivamento.
A elaboração do PCD e TTD das Atividades-Fim da Educação teve início em abril de 2023 e contou com a participação de diversos colaboradores como o Arquivo do Estado de São Paulo (APESP), Arquivo Público Municipal (ARQUIP), o Departamento de Arquivologia da UNESP, a colaboração de servidores através de entrevistas e consulta pública e do Grupo de Trabalho de Gestão Documental da Educação (GT-GDE).
ATIVIDADES MEIO E FIM
A Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividade-Meio da Prefeitura de São Paulo refere-se aos documentos relacionados às Atividades-Meio da administração pública municipal. Isso abrange áreas como recursos humanos, finanças, administração, logística, entre outros setores que oferecem suporte à execução das Atividades-Fim.
Por outro lado, a Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim da Secretaria Municipal de Educação de São Paulo se concentra nos documentos relacionados às Atividades-Fim, específicas desta secretaria, a saber, a Educação. Isso inclui registros acadêmicos, planos pedagógicos, documentos relacionados a projetos educacionais, entre outros.
Em resumo, enquanto a Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Meio da Prefeitura engloba documentos administrativos produzidos por todas as secretarias, a Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim da Secretaria Municipal de Educação de São Paulo concentra-se nos documentos diretamente relacionados às atividades educacionais específicas desta secretaria, documentos que têm como finalidade última assegurar a aprendizagem dos estudantes paulistanos.
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