Gestão Documental

Gestão Documental nas DREs

Imagem com fundo branco e elementos gráficos geométricos em tons de azul claro e cinza distribuídos nas laterais esquerda e direita. Ao centro, em destaque, está o texto “Gestão Documental – DREs” em letras grandes e na cor azul escuro. A composição é institucional e limpa, sem presença de pessoas.

O trabalho desenvolvido pela Gestão Documental junto às Diretorias Regionais de Educação (DREs) envolve o recolhimento de documentos que se encontram nas fases intermediária e permanente, garantindo sua adequada preservação e destinação. A atuação da equipe inclui, ainda, orientações técnicas quanto ao encerramento de processos físicos e ao posterior recolhimento desses documentos, bem como o acompanhamento e o esclarecimento de procedimentos relacionados à avaliação documental. Além disso, são prestadas orientações contínuas às DREs para assegurar a correta aplicação das normas arquivísticas e o cumprimento dos prazos de guarda estabelecidos, contribuindo para a organização dos acervos, a racionalização do uso dos espaços e o fortalecimento da política de gestão documental no âmbito da Secretaria Municipal de Educação.

RECOLHIMENTO DE DOCUMENTOS

A Diretoria Regional de Educação (DRE) poderá entrar em contato com a equipe de Gestão Documental por meio do e-mail smearquivo@sme.prefeitura.sp.gov.br para solicitar os suprimentos necessários ao adequado acondicionamento dos documentos, tais como caixas, lacres e etiquetas. Após a organização e o acondicionamento do material, a DRE também poderá solicitar a retirada das caixas para posterior recolhimento ao Arquivo da Educação, conforme os procedimentos e orientações estabelecidos por nossa equipe.

Os procedimentos para o correto acondicionamento dos documentos devem ser observados conforme ilustrado na imagem abaixo:

Imagem dividida verticalmente em duas partes. À esquerda, sob o título “Suprimentos fornecidos para o acondicionamento”, aparecem três itens: uma caixa arquivo de papelão identificada como “Caixa arquivo de 7 kg”, um lacre padrão azul e uma etiqueta com código de barras. À direita, sob o título “Passo a passo para o acondicionamento”, há uma sequência de imagens organizadas em três etapas: Passo 1 mostra documentos sendo colocados dentro da caixa; Passo 2 mostra a aplicação da etiqueta na caixa; Passo 3 mostra o fechamento da caixa com o lacre azul. As imagens focam apenas nas mãos realizando o procedimento, sem identificação de pessoas.

MEDIÇÃO DA MASSA DOCUMENTAL ACUMULADA – MDA

Para a solicitação de suprimentos, é indispensável que o pedido encaminhado por e-mail contenha a medição aproximada do volume de documentos a serem transferidos para o Arquivo da Educação. Essa informação é fundamental para que a equipe possa realizar o cálculo adequado da quantidade de caixas necessárias para o correto acondicionamento dos documentos.

Com o objetivo de evitar dúvidas quanto ao procedimento de medição, foi elaborado um vídeo explicativo, no qual são apresentadas as diferentes formas de medição e os critérios utilizados para o cálculo do volume de documentos.

PLANILHAS DE CONTROLE

Todos os documentos acondicionados nas caixas devem estar devidamente relacionados em planilhas de controle. Para garantir a organização, o acompanhamento e a correta identificação do conteúdo, deverão ser utilizadas três planilhas distintas, correspondentes a três grupos de tipos documentais, conforme apresentado e exemplificado nas imagens abaixo:

Observação: Para baixar a planilha, basta clicar na imagem e, após a abertura do documento, seguir o caminho: Arquivo > Criar uma cópia > Baixar uma cópia.

Planilha de controle para prontuários de servidores

Imagem de uma planilha em formato de tabela, com linhas alternadas em azul claro e branco. No topo, os cabeçalhos indicam: “Número da etiqueta IMB”, “Área”, “Conteúdo da caixa (Nome e RF)”, com subdivisões “Nome” e “RF”, e a coluna “Observações”. Há balões explicativos sobre a tabela, orientando o preenchimento dos campos, como: informar o número da etiqueta da empresa contratada, indicar a área ou setor que envia os documentos, identificar os prontuários dos servidores acondicionados na caixa e preencher observações apenas se houver informações relevantes. A imagem é ilustrativa e não contém dados reais nem pessoas.

Planilha de controle para processos administrativos

Imagem de um formulário administrativo em formato de tabela, com fundo branco e linhas pretas, alguns títulos destacados em faixas coloridas. Na parte superior há campos intitulados “Unidade de origem”, “Responsável” e “Ponto SIMPROC”, acompanhados de um balão explicativo indicando que são os dados do setor e do servidor responsável pelo preenchimento. Abaixo, há uma tabela principal com colunas nomeadas: “Nº do processo”, “Quant. volume”, “Nº do protocolo”, “Etiqueta IRON/Cód. barra”, “Data da tramitação”, “Assunto” e “Observação”. Cada coluna possui balões explicativos em formato de chamada, descrevendo o que deve ser preenchido, como o número do processo e a quantidade de volumes, o número do protocolo gerado após a tramitação no SIMPROC, o número da etiqueta da caixa onde o processo está acondicionado, a data da tramitação realizada no SIMPROC e o assunto do processo, além de observações adicionais. As linhas abaixo dos títulos estão em branco, destinadas ao preenchimento manual ou digital das informações.

Planilha de controle para todos os tipos documentais, excetuando-se os prontuários de servidores e os processos administrativos.

Imagem de uma planilha de controle com fundo em tons de azul claro e branco, organizada em colunas com os seguintes títulos: “Número da etiqueta IMB”, “Área”, “Tipo Documental”, “Período” e “Conteúdo da caixa”. Balões de texto explicativos orientam o preenchimento de cada campo, indicando que devem ser informados o número da etiqueta da empresa contratada, a área ou setor responsável, os tipos de documentos acondicionados, as datas do documento mais antigo e do mais recente e a descrição detalhada do conteúdo da caixa, incluindo intervalos, assuntos e numeração. A imagem é meramente orientativa e não apresenta informações pessoais reais.

PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

Caso os documentos a serem enviados ao Arquivo da Educação sejam Processos Administrativos, deverão ser observados procedimentos específicos prévios ao envio. Todos os processos devem estar devidamente finalizados, com o despacho cadastrado no SIMPROC, bem como com o termo de encerramento impresso e anexado fisicamente ao processo.

Para orientar quanto ao correto cumprimento dessas etapas, disponibilizamos um manual em formato PDF e um vídeo explicativo, que detalham todos os procedimentos necessários antes do encaminhamento da documentação.

Imagem de capa de um documento institucional da Prefeitura de São Paulo. No topo, à esquerda, está o brasão e o texto “Cidade de São Paulo – Educação”; à direita, o logotipo de “Gestão Documental”. No centro, em letras azuis, lê-se: “Encerramento e envio de processos físicos”. Abaixo, em letras menores, o texto: “Encerrar, tramitar no SIMPROC e enviar para o arquivo intermediário”. Mais abaixo aparece o ano “2025” em destaque, na cor cinza. No canto inferior esquerdo há um ícone vermelho indicando arquivo em formato PDF. Elementos gráficos geométricos em tons de azul e cinza aparecem na parte inferior da imagem. Não há pessoas.