Gestão Documental

Grande parte das Unidades Educacionais da Rede Municipal de Ensino ainda enfrenta desafios significativos relacionados às condições de armazenamento de seus acervos documentais, especialmente no que diz respeito à limitação de espaço físico, à organização e à correta classificação dos documentos, o que historicamente contribuiu para a acumulação indevida de documentos ou para eliminações sem respaldo normativo.

A classificação e a destinação adequada dos documentos tornaram-se possíveis a partir da Tabela de Temporalidade das Atividades-Meio e, sobretudo, da publicação da Tabela de Temporalidade de Documentos das Atividades-Fim da Educação, instrumentos fundamentais que estabelecem prazos de guarda e critérios para a destinação final dos documentos, em conformidade com a legislação. Esse marco normativo representou um avanço decisivo ao viabilizar a eliminação de documentos de forma segura, legal e padronizada no âmbito da Rede Municipal de Ensino.

Nesse contexto, a gestão documental nas Unidades Educacionais passou a ser estruturada com a implementação do Projeto Piloto de Avaliação e Eliminação de Documentos, concebido como uma experiência em pequena escala para testar a viabilidade de replicar, na Rede Municipal de Ensino, os fluxos de avaliação, transferência e eliminação de documentos já implantados na Secretaria Municipal de Educação e nas Diretorias Regionais de Educação. A iniciativa teve como propósito difundir práticas de gestão documental e indicar caminhos possíveis para o tratamento da Massa Documental Acumulada.

O Projeto Piloto, estabelecido pela Portaria SME nº 7.894, de 13 de agosto de 2025, contou com a participação de sete Unidades Educacionais de diferentes modalidades de ensino e contou com o apoio das Diretorias Regionais de Educação. As ações desenvolvidas contribuíram para a organização dos acervos, a racionalização dos espaços físicos e o fortalecimento da Política de Gestão Documental no âmbito da Rede Municipal de Ensino.

Em parceria com o Centro de Multimeios da Secretaria Municipal de Educação, foi produzido um curta-metragem com o objetivo de registrar e compartilhar as experiências relacionadas às práticas de gestão documental desenvolvidas nas Unidades Educacionais participantes.